Como trocar de sistema de gestão sem parar a loja

Gestão · 6 min de leitura

Muita loja continua num sistema que não serve mais só pelo medo da troca: perder cadastro, parar o caixa, a equipe não se acostumar. Com a ordem certa, a troca acontece num dia de pouco movimento — e a loja continua vendendo.

O que levar do sistema antigo

• Produtos: código de barras, NCM, custo, preço e estoque;
• Clientes e fornecedores, com CPF/CNPJ e contatos;
• Contas a receber e a pagar em aberto (inclusive crediário e vales de troca);
• Histórico de vendas — é o que alimenta relatórios e a sugestão de compra;
• Os XML das notas emitidas e recebidas (a lei pede guardar por 5 anos).

A ordem que dá certo

• 1. Faça o backup do sistema antigo (banco de dados ou planilhas exportadas);
• 2. Migre e confira por amostragem: 10 produtos, 10 clientes, os maiores saldos a receber;
• 3. Configure o fiscal e teste a emissão antes da virada;
• 4. Treine quem vai usar — caixa, vendedor e financeiro, cada um no que faz;
• 5. Vire num dia de menor movimento e confira o estoque dos itens que mais vendem;
• 6. Deixe o sistema antigo só para consulta por alguns dias.

Os erros mais comuns

• Levar tudo sem conferir (produto duplicado, NCM errado, cliente sem CPF);
• Esquecer as contas em aberto e os vales — o cliente cobra depois;
• Virar no dia mais movimentado do mês;
• Não treinar a equipe e esperar que "aprendam usando".

Como é no Jeyup Master

A migração dos dados entra na implantação: trazemos produtos, clientes, saldos, contas em aberto e histórico de vendas direto do banco de dados ou de planilhas do sistema antigo, e conferimos com você antes da virada. Enquanto isso, dá para testar o sistema 7 dias grátis, sem cartão.